最近では、メールは仕事だけでなくプライベートでも必須のコミュニケーションツールになっています。
私も毎日何十通かのメールを書いて、受け取っています。たくさんメールをやりとりしているので、困ったメールに出会うこともそれなりにあります。
困ったメールとは、別に文章が下手とかいう話ではありません（意味が通じないほど下手なのは問題ですが、今回はそれ以前の問題です）。
一番困るのは、誰宛に誰から送られているのかが分かりにくいメールです。特に多いのは、誰から送られてきているの科が分からないメール。
- メールソフトの送信者名を正しく設定する
- シグネチャなどでちゃんと名前やメールアドレスなどが書かれている
- 文中に「株式会社○○の□□です」などと書かれている
3つの内どれかが実施されていれば問題ないのですが、どれもないと、メールアドレス以外何もわかりません。
こういうメールを送ってくる人は大きく分けて２つのグループがあります。
- ケータイメールを主に使っている若者
- メールをどうにか使い始めた人
ケータイ電話の場合、基本的にメールはアドレス帳に登録されている人とのみやりとりします。登録済みの人からのメールは、携帯電話は自動的に電話帳に書かれている名前を表示します。なので、普段からメールには自分が誰かを書かなくても、相手は分かるものだと思っていて、特に文中に自分を名乗ることもありません。
２のグループも、結局は相手がどのように受け取っているのかを正しく想像できないから、相手は自分から送られてきたメールだと簡単に認識できていると思っている・・・というか、そういう問題があることを認識していない場合が多いでしょう。
先日とても困ったメールには
先ほどはお電話で失礼しました。詳細資料を送ってください。
また疑問が出たら質問させていただきます。よろしくお願いします。
と、だけ書かれていました。何ともなりません。特に1日に何回も問い合わせメールがあるときなど、どの電話で何について話したときの資料が欲しいのかを書いてもらわないとどの資料を送ったらよいのか分かりません。せめて名前だけでも分かれば想像できるのですが、そう言う人に限って、フリーメールで、名前とは関係ないメールアドレスがつけられていたりします。
学生さんからのメールの場合、大学名や学部を教えて欲しいと言っているわけではありません。ただ、せめて返事を書くときに、呼びかける苗字だけでも書いてあれば良いです。「○○さん、メールありがとう・・・」というように。そうでないと、「aaa@bbb.com さんメールありがとう」としか書きようがなく、何か書きたくなくなります。
最低限のメールの送り方については、小学校で教えて欲しいです。本当は家庭で教えることなのかもしれませんが、メールの場合、親たちが正しく知らないこともあります。世の中に電話が普及し始めた頃、電話の出かたは、誰がどうやって教えたんでしょうかね。
特に自分で名乗ることを。